Înregistrarea decesului

Actul de deces se întocmeşte la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs decesul ori s-a găsit cadavrul, ca urmare a unei declarații verbale facută de către membrii familiei decedatului  sau, în lipsa acestora, de către medicul sau alt cadru din unitatea sanitară unde s-a produs decesul, ori de către orice persoană care are cunoştinţă despre deces.

Termenele de  declarare a decesului sunt:
- 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei, pentru situaţia în care cauza decesului este naturală (de ex.: dacă nașterea s-a produs pe data de 01, declararea decesului se poate face până pe data de 04 inclusiv);
- 3 zile de la data eliberării certificatului medical constatator al decesului, când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru;
- 24 de ore de la data decesului, pentru copilul născut viu care a decedat anterior declarării nașterii.

Odată cu declararea decesului, declarantul depune următoarele acte:
a) certificatul medical constatator al decesului, întocmit pe formular-tip, în care trebuie consemnată cauza decesului, fără prescurtări, înscrisă cu majuscule, în original;
b) certificatul de naştere şi de căsătorie al decedatului, după caz;
c) actul de identitate al decedatului sau paşaportul, în cazul decesului unui cetăţean român cu domiciliul în străinătate, în original;
d) documentul de evidenţă militară al celui decedat, în original;
e) actul de identitate al declarantului, în original.

În cazurile când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, înregistrarea se face în baza certificatului medical constatator al decesului şi a dovezii eliberate de poliţie sau de parchet, în original, din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces.

În cazul în care decesul nu a fost declarat şi înregistrat în termenul legal de 3 zile, întocmirea actului de deces se face numai cu aprobarea parchetului. În acest caz, declarantul va arăta, în scris, motivul întârzierii, completând în acest sens formularul prevăzut în Anexa nr. 4.

În cazurile în care declarantul nu poate prezenta certificatele de stare civilă al persoanei decedate, acesta declară, în scris, motivul neprezentării acestora, precum şi datele de stare civilă ale decedatului. Modelul declaraţiei este prezentat în Anexa nr. 1.

În cazurile în care declarantul nu poate prezenta actul de identitate al persoanei decedate, acesta declară, în scris, motivul neprezentării acestuia, precum şi datele de stare civilă ale decedatului. Modelul declaraţiei este prezentat în Anexa nr. 2.

În cazurile în care declarantul nu poate prezenta documentul de evidenţă militară al celui decedat, acesta declară, în scris, motivul neprezentării acestuia. Modelul declaraţiei este prezentat în Anexa nr. 3.

După întocmirea actului de deces, ofițerul de stare civilă poate elibera declarantului, la cerere scrisă, cu aprobarea primarului, adeverință de înhumare sau de incinerare a cadavrului.

Înhumarea sau incinerarea unui cetățean român al cărui deces s-a produs și s-a înregistrat în străinătate se face pe baza adeverinței de înhumare sau de incinerare a cadavrului eliberată, la cerere, de ofițerul de stare civilă din cadrul SPCLEP/primăriei unității administrativ-teritoriale în a cărei rază urmează să se facă înhumarea/incinerarea. Adeverința, în acest caz, se întocmește pe baza certificatului/extrasului de deces eliberat de autoritățile străine, precum și a traducerii legalizate a acestuia sau a extrasului multilingv sau a certificatului de deces eliberat de misiunea diplomatică sau de oficiul consular de carieră al României.

Adeverința se eliberează într-un singur exemplar. În cazul în care declarantul decesului nu mai deține adeverința de înhumare sau de incinerare, la solicitarea scrisă a acestuia sau a persoanei care justifică un interes legitim se eliberează o altă adeverință, cu aprobarea primarului.

Întocmirea actului de deces, în baza unei hotărâri judecătoreşti definitive
declarative de moarte

Întocmirea actului de deces, în baza unei hotărâri judecătoreşti definitive declarative de moarte, se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, după caz, de către ofiţerul de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau primăriei unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu cunoscut al celui declarat mort. Înregistrarea decesului se face numai în baza hotărârii judecătoreşti definitive declarative de moarte, în care este prevăzută data decesului în format an, lună, zi, precum şi ultimul domiciliu cunoscut al celui declarat mort.

Locul decesului se consideră a fi locul înregistrării decesului, în situaţia în care acesta nu rezultă din dispozitivul hotărârii judecătoreşti definitive declarative de moarte

Înregistrarea decesului produs în străinătate și neînregistrat
 la autoritățile străine  competente sau la misiunile diplomatice
ori oficiile consulare de carieră ale României

În situația de mai sus, actul de deces se întocmeşte de ofiţerul de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor/primăriei unităţii administrativ-teritoriale pe a cărui/cărei rază a avut domiciliul persoana decedată, după ce Ministerul Afacerilor Interne verifică, prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe, dacă decesul nu a fost înregistrat în străinătate.

Întocmirea actului de deces se face cu aprobarea parchetului, a primarului unităţii administrativ-teritoriale şi avizul conform al şefului serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor/D.G.E.P.M.B., în baza certificatului medical constatator eliberat de autorităţile străine apostilat/supralegalizat, după caz.